Perancangan Sistem Informasi Pembelian Barang (Bag.1)

Dalam era globalisasi sekarang ini perkembangan teknologi semakin tidak terbendung terutama dalam bidang teknologi informasi. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi saat ini, individu maupun organisasi dituntut untuk dapat bekerja secara efektif dan efisien. Karena itulah banyak perusahaan ataupun instansi pemerintah mulai beralih dari sistem manual ke sistem komputerisasi.

Dengan belum diterapkannya sistem komputerisasi memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan dalam rekapitulasi data pembelian dan data barang. Selain itu sering terjadi kehilangan faktur pembelian, sehingga perusahaan tidak dapat mengetahui informasi pembelian dan berapa jumlah pengeluaran yang harus dikeluarkan untuk pembelian barang secara kredit.

baca juga : Analisis Dan Perancangan Aplikasi Anggaran Untuk Perusahaan (Bag.1)
                  Analisis Dan Perancangan Aplikasi Anggaran Untuk Perusahaan (Bag.2)

Ketika bagian pembelian akan melakukan rekapitulasi data pembelian barang pada bulan tertentu, dengan cara manual bagian pembelian tersebut harus mengumpulkan data pembelian dari faktur pembelian terlebih dahulu baru kemudian membuat laporan yang akan diberikan kepada pihak yang membutuhkan. maka dibutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat menyediakan informasi-informasi seputar kegiatan transaksi baik  bulanan maupun tahunan, stok barang yang ada digudang dan pemasok penyedia barang. Mengingat semakin maraknya penyedia kebutuhan persaingan dalam penyediaan barang tersebut tidak dapat dihindari, dan dituntut untuk tetap menunjukan eksistensinya.

Berdasarkan  latar belakang yang telah diuraikan tersebut maka perlu untuk melakukan “Pembangunan Aplikasi Pembelian Barang ”.

Analisis sistem
Analisis sistem yang sedang berjalan

Prosedur kerja pembelian barang yang dilakukan masih sederhana, dimana dalam melakukan pemesanan barang kepada pemasok dalam pencatatannya masih manual.

Selain itu,  masalah keakuratan data, kecepatan waktu dan ketepatan waktu dalam memberikan laporan pembelian masih menjadi suatu masalah. Pencatatan laporan pembelian di lakukan setiap bulan, sehingga sering terjadi penumpukan faktur dan dapat mengakibatkan kehilangan faktur. Oleh karena itu memerlukan waktu yang lama dalam pembuatan laporan tersebut. Karena sering terjadi kehilangan faktur bagian akuntansi tidak dapat mengetahui berapa jumlah uang yang harus perusahaan bayarkan kepada pemasok.

baca juga : Sistem Informasi Knowledge Management
                   Sistem Informasi Point Of Sales (SIPOS)

Adapun prosedur persediaan barang yang dilakukan saat ini adalah :

1. Bagian gudang mengajukan laporan permintaan pembelian barang yang dibutuhkan kepada direktur perusahaan.
2. Direktur perusahaan akan mengecek laporan permintaan pembelian yang diberikan bagian gudang, dan memberikannya kepada bagian pembelian.
3. Setelah menerima laporan permintaan pembelian bagian pembelian membuat surat pesanan.
4. Surat pesanan tersebut dibuat rangkap dua, satu diserahkan kepada pemasok dan satu lagi disimpan bagian pembelian sebagai arsip.
5. Pemasok akan memberikan faktur dan barangnya beberapa hari kemudian.
6. Barang dan faktur tersebut diterima oleh bagian pembelian. Bagian pembelian tersebut mengecek jenis, mutu dan kuantitas barang.
7. Setelah selesai mengecek, jika ada barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan bagian pembelian membuat laporan retur barang. Laporan retur tersebut dibuat rangkap dua, rangkap pertama untuk bagian pembelian sendiri dan rangkap kedua diberikan kepada pemasok beserta barang yang rusak atau tidak sesuai.
8. Barang yang tidak rusak di buat laporan data barang rangkap dua, rangkap pertama untuk pembelian dan rangkap kedua diserahkan kepada bagian gudang beserta barangnya
9. Saat direktur membutuhkan laporan pembelian, bagian pembelian membuat laporan pembelian yang datanya diperoleh dari faktur pembelian, laporan retur dan laporan barang.
10. Laporan data pembelian tersebut juga dibuat rangkap tiga, yang lembar pertama untuk direktur, lembur kedua untuk bagian keuangan dan lembar ketiga untuk disimpan sebagai arsip.

Flowmap Pembelian Barang

baca juga : Aplikasi Website Katalog
                  Aplikasi Penerimaan Siswa Baru (PSB / PPDB) Menggunakan PHP

Analisis Kelemahan Sistem yang Sedang Berjalan

• Proses pencatatan pemesanan, pembelian, dan retur barang membutuhkan waktu yang lama karena masih menggunakan buku untuk menyimpan data - data tersebut. Selain itu, memungkinkan terjadinya banyak kesalahan perhitungan atau pelaporan. 
• Proses penyajian laporan pembelian dan retur barang  membutuhkan waktu yang lama. Sehingga sering terjadi keterlambatan laporan ke direktur akibatnya proses pengambilan keputusan sering terhambat. Selain itu, sering terjadinya kehilangan faktur, sehingga bagian keuangan tidak dapat mengetahui berapa jumlah uang yang harus dibayar kepada pemasok.
• Pengontrolan atas ketepatan pemesanan dan pembelian sulit dilakukan karena perhitungan dilakukan manual oleh manusia. Akibatnya tingkat kesalahan dalam perhitungan akan tinggi.

Analisa Kebutuhan Sistem

• Aplikasi dapat mencatat data pemesanan dan menghasilkan surat pesanan.
• Aplikasi dapat mencatat data pembelian.
• Aplikasi dapat mencatat data retur barang.
• Aplikasi dapat menyajikan laporan pembelian kapan saja ketika laporan tersebut dibutuhkan.
• Aplikasi dapat menyajikan laporan retur barang

Aplikasi lainnya : Aplikasi Kasir POS (Restora, Cafe, Retail, Rumah Makan dll) GRATIS!
                             Aplikasi Elektronik Mining Business Solution (E-MIBS)